Kort svar
Så byter en BRF förvaltare: 1) läs avtalet och uppsägningstiden, 2) fatta styrelsebeslut, 3) begär offerter, 4) säkra dokumentöverlämningen och 5) gör en onboarding-besiktning. Din Fastighetsförvaltare kan ta över den tekniska förvaltningen och börjar med en besiktning, så att ni får ett gemensamt nuläge från start.
Nyckelpunkter
- Läs avtalet: uppsägningstid, automatisk förlängning och bilagor. Räkna baklänges från startdatumet.
- Begär en strukturerad export av underhållsplan, protokoll, garantier och felhistorik, inte bara högar av PDF:er.
- En onboarding-besiktning ger ett gemensamt nuläge när underlaget är tunt.
- Berätta för medlemmarna vem de ringer vid akuta fel och när bytet sker.
- Första tiden efter bytet: en prioriterad lista, en ronderingsrutin och en tydlig kontaktväg.
Vanliga skäl till att BRF:er byter förvaltare
Ni är inte ensamma. Många styrelser byter när service, underlag eller kostnad inte längre passar föreningen.
Lång kö för felanmälan
Läckor, hiss och värme kräver snabb respons. När felanmälan fastnar i en kö, eller när ingen ringer tillbaka, tappar både styrelse och medlemmar förtroendet. Be den nya förvaltaren visa vilka svarstider som står i avtalet.
Ingen egen teknisk kontakt
Hos stora leverantörer pratar styrelsen ofta med en ny handläggare varje gång. Mindre föreningar vill ha en namngiven kontakt som känner huset. Hos oss får föreningen en dedikerad förvaltare.
Ingen tydlig underhållsplan
Budget och avgift saknar koppling till fastighetens faktiska skick, och stämman får överraskningar i stället för prioriterade åtgärder.
Svag uppföljning av projekt
Ett stambyte eller en fasadrenovering utan besiktningsuppföljning leder till garantitvister och oklart ansvar.
Steg för steg: så byter ni förvaltare
- Läs avtalet. Kontrollera uppsägningstid, automatisk förlängning, bilagor och eventuell bindningstid för extratjänster. Notera sista dag för uppsägning.
- Fatta styrelsebeslut. Protokollför beslutet och vem som skickar uppsägningen. Se avsnittet om stämma nedan.
- Begär offerter. Vad förvaltning kostar.
- Säg upp avtalet skriftligt och be om bekräftelse på slutdatum.
- Säkra överlämningen enligt dokumentchecklistan nedan.
- Gör en onboarding-besiktning så att styrelsen och den nya förvaltaren startar från samma nuläge.
- Informera medlemmarna om nytt nummer för felanmälan och datum för bytet.
Uppsägningstid och avtal – vad ni ska kontrollera
Uppsägningstiden står i ert avtal. Kontrollera särskilt:
- om avtalet förlängs automatiskt om ni inte säger upp det i tid
- vilka bilagor som gäller (SLA, tilläggstjänster)
- vem som äger systemdata som felhistorik, nyckelregister och kontaktlistor
- om pågående projekt eller beställningar löper vidare efter slutdatum
Behövs stämmobeslut?
I regel beslutar styrelsen om byte av förvaltare, eftersom förvaltningen är styrelsens ansvar (lag om ekonomiska föreningar 7 kap. 4 §). Kontrollera alltid era stadgar.
Dokumentchecklista vid överlämning
| Dokument | Varför | Vem |
|---|---|---|
| Underhållsplan (senaste version) | Den nya förvaltaren ska inte gissa prioritering och budget | Avgående förvaltare → styrelse → ny förvaltare |
| Besiktningsprotokoll (status, OVK, energi, entreprenad, garanti) | Samma tekniska nuläge | Avgående förvaltare / besiktningsman → ny förvaltare |
| Garantibrev, slutbesiktningar, öppna anmärkningar | Reklamationer ska inte rinna ut i sanden | Styrelse + avgående förvaltare |
| Entreprenadavtal, offerter, pågående projekt | Ansvar och uppföljning under byggtiden | Styrelse / projektledare |
| Felhistorik, nyckel- och systemregister, kontaktlista | Felanmälan och rondering utan avbrott | Avgående förvaltare → ny förvaltare |
Teknisk och ekonomisk förvaltare – byta en eller båda?
Ni kan byta bara den tekniska förvaltaren och behålla den ekonomiska. Läs om skillnaden mellan teknisk och ekonomisk förvaltning.
Så tar vi över
- Inventera avtal och uppsägningstid. Vi hjälper er att tidsplanera så att ni inte fastnar i automatisk förlängning.
- Dokumentimport. Plan, protokoll, garantier, entreprenader och felhistorik förs in i vår förvaltning.
- Onboarding-besiktning. En statusgenomgång ger samma bild av fastigheten för styrelse och förvaltare.
- Första tiden. En prioriterad åtgärdslista, uppdaterad underhållsplan, ronderingsrutin och en tydlig kontaktväg till er dedikerade förvaltare.
Styrelsen får en kort övergångsplan att visa på stämman: vad som händer, när och vem som ansvarar.
Förvaltar ni en fastighet på Söder? Se vår sida för Södermalm. Vill ni läsa mer om tidslinjen? Läs guiden byta förvaltare – styrelsens förberedelser.
Vanliga frågor
Krävs stämmobeslut för att byta förvaltare?
I regel beslutar styrelsen om byte av förvaltare, eftersom förvaltningen är styrelsens ansvar (lag om ekonomiska föreningar 7 kap. 4 §). Kontrollera alltid era stadgar.
Hur lång är uppsägningstiden på ett förvaltningsavtal?
Uppsägningstiden står i ert förvaltningsavtal och skiljer sig mellan avtal. Kontrollera också om avtalet förlängs automatiskt, och planera uppsägningen så att det inte gör det.
Vad händer med underhållsplanen och arkivet vid byte?
De ska ingå i överlämningen: underhållsplan, besiktningsprotokoll, garantier och felhistorik. Vi importerar historiken och kompletterar med en onboarding-besiktning om underlag saknas.
Hur lång tid tar ett byte?
Först löper ert nuvarande avtal enligt avtalets uppsägningstid. Därefter gör vi dokumentimport, statusgenomgång, ronderingsrutin och kontaktvägar. Hur lång tid övergången tar beror på fastigheten och underlaget.
Kan vi byta mitt under en pågående entreprenad?
Ja, men se till att besiktnings- och garantiansvar är tydligt i överlämningen. Pågående projekt bör få en namngiven besiktningsuppföljning så att anmärkningar inte faller mellan stolarna.
Vi har lång kö för felanmälan. Löser ett byte det?
Bara om den nya förvaltaren har en tydlig kontaktväg och en egen teknisk kontakt för föreningen. Fråga efter svarstider och vem ni pratar med. Hos oss får föreningen en dedikerad förvaltare.
Boka bytesgenomgång
Kontakta oss för en kostnadsfri digital bytesgenomgång för styrelsen. Vi går igenom ert avtal, tidslinjen och vad som behöver överlämnas.